Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt ustawy KSeF, która zakłada wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) od 1 stycznia 2024 roku dla podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Projekt został przedstawiony do konsultacji.
Czym zatem jest KseF?
KSeF to centralny, elektroniczny rejestr faktur VAT, który pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Informacja o wystawionej fakturze jest przechowywana w rejestrze i udostępniana organom podatkowym z chwilą jej wystawienia.
System ten ma zastąpić tradycyjne wystawianie faktur, umożliwiając weryfikację, przechowywanie i dostarczanie faktur do odbiorców, a także udostępniając bieżący wgląd organom podatkowym.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to nowa forma faktury wystawiana za pomocą systemu KSeF, która będzie obowiązkowa dla podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce od 1 stycznia 2024 roku. Jest to faktura elektroniczna w formacie XML, opublikowana przez Ministerstwo Finansów według określonego wzorca i posiadająca unikalny numer identyfikacyjny w systemie. Nie należy mylić jej z fakturą elektroniczną w formacie PDF, czyli cyfrowym odpowiednikiem faktury tradycyjnej.
Co zyskają przedsiębiorcy dzięki KSeF?
- Skrócenie terminu zwrotu nadwyżki VAT z 60 do 40 dni.
- Możliwość przechowywania faktur w systemie przez 10 lat.
- Bezpieczeństwo obrotu fakturowego – faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów.
- Brak konieczności wysyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
- Ułatwienie rozliczania faktur korygujących.
- Pewność, że faktura dotarła do kontrahenta.
- Proste i czytelne odczytywanie e-faktur.
Czy wprowadzenie KSeF oznacza koniec faktur papierowych?
Zgodnie z założeniem, wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej ma oznaczać koniec papierowych faktur. Biorąc pod uwagę bezpieczeństwo i wygodę, jakie oferuje system, jest to wysokie prawdopodobne. Dla małych przedsiębiorstw, niekorzystających dotąd z rozwiązań elektronicznych, może to stanowić wyzwanie. Podmioty te będą mogły jednak korzystać z rozwiązań przygotowanych przez fiskusa.
Jak wystawiać fakturę zgodną z KSeF?
Aby wystawić fakturę zgodną z KSeF, przedsiębiorca musi najpierw zintegrować się z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja testowa i produkcyjna dostępne są na stronach rządowych. Następnie trzeba uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, tokena lub podpisu zaufanego. Podmioty niebędące osobami fizycznymi mogą uwierzytelnić się w formie tradycyjnej poprzez formularz ZAW_FA.
Faktury ustrukturyzowane można wystawiać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest aplikacja podatnika KSeF, która umożliwia obsługę ręczną procesu fakturowania. Drugie rozwiązanie polega na wdrożeniu narzędzi informatycznych dostosowanych do KSeF, które umożliwiają automatyczne wystawianie i odbieranie dużej ilości faktur. Optymalnym rozwiązaniem jest więc wystawianie faktur elektronicznych bezpośrednio w programach finansowo-księgowych i przesyłanie ich do systemu za pomocą interfejsu API. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik może przeglądać wystawione i otrzymane faktury oraz przesłać je w formacie XML lub przekonwertować do PDF.
